Interview met De Telegraaf: Zorgen bij ambtenaren om privacy in kantoren. Hoe ver mag werkgever gaan in controle van personeel?

“De privacy van werknemers is echt iets dat op de agenda staat bij bedrijven”, zegt advocaat arbeidsrecht Arnold Birkhoff van Kneppelhout advocaten. “Werkgevers zijn zich ervan bewust dat ze zorgvuldig om moeten gaan met de gegevens van hun personeel, omdat ze anders het haasje zijn.”. Volgens Birkhoff is het verzamelen van gegevens door bedrijven – zoals het meten van werkplekbezetting – geen probleem. “Zolang de gegevens maar niet herleidbaar zijn”, voegt hij toe. Ook mag data of technologie niet gebruikt worden voor andere doelen dan waarvoor het bestemd is.

Toegangspasje

“Een mooi voorbeeld is het pasje waarmee je dagelijks het kantoor binnenkomt”, zegt Birkhoff. Daarmee kan een werkgever misschien bekijken hoe veel uren je aanwezig bent, maar het is niet de bedoeling dat die dat gebruikt om de werknemer op zijn arbeidsethos aan te spreken.”

Sinds de opkomst van thuiswerken tijdens de coronaperiode maken veel werkgevers zich óók druk om wat er achter het thuisbureau gebeurt. Uit onderzoek van vakbond CNV blijkt dat een op de vijf werkenden wordt ‘gemonitord’ door de werkgever via software. Dit is in principe toegestaan, maar Birkhoff stelt dat werkgevers het gebruik van dergelijke software altijd kenbaar moeten maken aan hun werknemers.

Dat dit nogal eens fout gaat, blijkt uit een arbeidsconflict dat enkele jaren geleden speelde en uitmondde in een rechtszaak: een werknemer van een cd- en vinyldistributeur declareerde een hoop (thuis)gewerkte uren, terwijl zijn werkgever zag dat de man lang niet altijd ingelogd was. Urenfraude, zo oordeelde de werkgever, en het conflict liep al snel uit de hand. De rechter stelde uiteindelijk dat het bedrijven vrij staat om personeel op dergelijke te controleren, maar dat dit bedrijf onvoldoende duidelijk had gemaakt dat hiervoor regels bestonden. Het bleek een dure les voor de werkgever, die de man een billijke vergoeding van €100.000 moest betalen.

Trackingsoftware

Niet alleen via inlogsystemen, maar ook met trackingsoftware – op bijvoorbeeld bedrijfsauto’s en -laptops – kunnen werkgevers hun werknemers tegenwoordig overal volgen. De Autoriteit Persoonsgegevens (AP) stelt dat dit toegestaan is, maar de belangen van de werkgever moeten dan wél zwaarder wegen dan die van de werknemer. “Je moet ook heel duidelijk vastleggen waarom en wanneer je die gegevens gaat gebruiken”, zegt Birkhoff daarover. “En je moet altijd instemming van de ondernemingsraad hebben. Anders is het gebruik van zulke software sowieso niet toegestaan.”

Ook het controleren van het internet- en telefoongebruik gebeurt veel: CNV stelt dat van 13% van de werknemers wordt bijgehouden welke websites zij bezoeken. Dat mag ook, zo stelt de AP, maar wel onder bepaalde voorwaarden: “De werkgever mag voorwaarden stellen aan het gebruik van e-mail, internet en zakelijke telefoon op het werk of bepaalde soorten gebruik verbieden. Vervolgens mag de werkgever ook controles uitvoeren” zo stelt de toezichthouder op zijn website. Ook mogen bedrijven de mailbox van een werknemer induiken, bijvoorbeeld bij langdurige afwezigheid door ziekte of tijdens een vakantie.

Camera’s op de werkvloer zijn ook toegestaan. Daarover ontstond afgelopen zomer ophef, toen medewerkers van de omroep Ongehoord Nederland erover klaagden ‘stiekem gefilmd’ te worden op de werkvloer. Het filmen van de werkplek is volgens de AP niet verboden, maar de beelden mogen alleen gebruikt worden ter bevordering van de veiligheid en dus niet om werknemers aan te spreken op hun werk. Ook hiervoor geldt dat de ondernemingsraad of medezeggenschapsraad daarvoor wél toestemming moet geven.

Toegestaan

Ook het volgen van werknemers op sociale media is toegestaan.  Volgens de AP zijn bedrijven bovendien vrij om hun werknemers aan te spreken over wat ze op X, TikTok, Instagram of andere media plaatsen. Een werkgever mag echter nooit afdwingen dat personeel volgverzoeken volg-, connectie- of vriendschapsverzoeken van hun afgeschermde profiel accepteren.

Dat bedrijven de verkregen informatie nogal eens inzetten, blijkt uit cijfers van CNV: een op de tien werknemers wordt door de werkgever geconfronteerd met informatie die via digitale monitoring over hen wordt verkregen. De vakbond noemt dat een ‘onwenselijke ontwikkeling’ en waarschuwt bedrijven: zulke controle is namelijk ‘schadelijk is voor de onderlinge verhoudingen’, vindt CNV.