Er gelden strenge eisen bij het disfunctioneren van een werknemer: de werknemer moet tijdig in kennis zijn gesteld van het disfunctioneren en de werknemer moet voldoende gelegenheid en een reële kans hebben gekregen om zich te verbeteren. Indien de werkgever van mening is dat hieraan is voldaan, maar verbetering van de werknemer blijft alsnog uit, kan worden overgegaan op ontslag.
De kantonrechter zal bij de toetsing van het ontslag mede kijken naar de inspanningen als werkgever om het functioneren van de werknemer te verbeteren. Om verrassingen in de procedure te voorkomen, wordt er in dit blog stilgestaan bij een aantal belangrijke punten voor de werkgever omtrent het disfunctioneren van een werknemer.
Zorg voor een volledig dossier
Het is ten eerste van belang om al in het voortraject een volledig dossier op te bouwen. Het disfunctioneren van de werknemer moet immers voldoende aannemelijk gemaakt kunnen worden door de werkgever. Het personeelsdossier vormt een goede basis voor het ontslagdossier en bevat ten minste de arbeidsovereenkomst, een duidelijke functie- en taakomschrijving, rapportages van beoordelings- en functioneringsgesprekken en eventuele promoties of disciplinaire maatregelen. Aan deze basisgegevens kan de werkgever concrete voorbeelden van situaties waarin de werknemer heeft gedisfunctioneerd toevoegen. Indien de werkgever schriftelijke bewijzen van het disfunctioneren heeft, zoals e-mails of klachten van derden, worden deze ook onderdeel van het dossier. Tot slot dient het dossier ook het verbeterplan en (ondertekende) verslagen van tussentijdse evaluaties te bevatten.
Wanneer is er sprake van disfunctioneren?
In beginsel functioneert een werknemer niet naar behoren wanneer hij niet voldoet aan de functie-eisen die zijn toebedeeld aan zijn functie. De functie-eisen moeten duidelijk zijn voor de werknemer, bijvoorbeeld door middel van het opstellen van een concrete functieomschrijving. Op deze manier is het voor de werknemer duidelijk wat van hem verwacht wordt. De verwachtingen vloeien echter niet enkel uit de functieomschrijving voort: ook bepaalde opleidingseisen en te behalen targets kunnen hier een rol in spelen. Van belang is dat de eisen gesteld aan de werknemer realistisch zijn. Er kan ook sprake zijn van disfunctioneren wanneer een werknemer wél voldoet aan de functie-eisen, maar er simpelweg sprake is van een mismatch. Het kan bijvoorbeeld voorkomen dat een werknemer niet voldoet aan bepaalde verwachtingen binnen het bedrijf, zoals het nemen van zelfstandige beslissingen, of het communiceren met klanten op een voorgeschreven manier.
Het verbetertraject
Wanneer er volgens de werkgever sprake is van een disfunctionerende werknemer, moet een concreet verbetertraject worden opgestart. Hoofdregel in dit traject is of u de werknemer voldoende gelegenheid en een reële kans heeft gegeven om zich te verbeteren. De duur van het verbetertraject is o.a. afhankelijk van de aard van het disfunctioneren en de lengte van het dienstverband. Het traject zal doorgaans minimaal 3 tot 6 maanden in beslag nemen. Hieronder volgt een aantal tips met betrekking tot het verbetertraject.
1) Treed in gesprek met de werknemer!
Het is van belang een werknemer tijdig op de hoogte te stellen van het disfunctioneren. Dit doe je door in gesprek te gaan met de werknemer. In dit gesprek moet worden besproken wat er niet goed gaat, wat de werknemer moet doen om dit te verbeteren, en hoe de werknemer erover denkt.
2) Het opstellen van een verbeterplan/plan van aanpak
In het verbeterplan stelt de werkgever samen met de werknemer duidelijke en haalbare afspraken op. De afspraken/doelen in het verbeterplan moeten zo objectief en meetbaar mogelijk worden gemaakt. Het plan moet in ieder geval de volgende gegevens bevatten:
- De aanleiding voor en het doel van het verbeterplan. De werknemer krijgt een laatste kans om zich te verbeteren en om te voldoen aan de eisen die de werkgever aan de functie stelt.
- Omschrijving van het disfunctioneren. Dit dient duidelijk omschreven te zijn: wat dient de werknemer te verbeteren? Wees eerlijk en concreet en benoem voorbeelden.
- Inhoud. De exacte inhoud van het plan is afhankelijk van het disfunctioneren. Gedacht kan worden aan het volgen van een cursus of training en begeleiding op de werkvloer (bij inhoudelijk disfunctioneren). Ook coaching is een mogelijkheid (bij disfunctioneren geleden in de persoon). Betrek de werknemer bij het ‘probleem’ en laat de werknemer met oplossingen komen ten aanzien van het disfunctioneren.
- De evaluatie. Het is van belang om niet alleen een eindevaluatie te geven, maar ook tussentijdse evaluaties. In deze tussentijdse evaluaties wordt de voortgang besproken. De evaluaties dienen schriftelijk vastgelegd te worden.
- Gevolgen indien het verbetertraject niet slaagt. Maak van te voren voor de werknemer duidelijk wat de mogelijke gevolgen zijn indien verbetering uitblijft. Een mogelijk gevolg is bijvoorbeeld herplaatsing binnen een redelijke termijn (al dan niet met behulp van scholing, dan wel door demotie). Kan de werknemer in een andere functie aan de slag binnen de organisatie? Ook kan ontslag volgen.
- De duur. De duur is afhankelijk van het soort disfunctioneren en de persoonlijke situatie van de werknemer (leeftijd, opleidingsniveau, aantal dienstjaren).
Zowel werkgever als werknemer dienen het verbeterplan vervolgens te ondertekenen
Meer informatie
Heeft u ondersteuning nodig bij het verbetertraject van uw disfunctionerende werknemer? Neem dan gerust contact op met Arnold Birkhoff (abi@kneppelhout.nl).
