Per 1 juli 2026 verandert de regelgeving voor internationaal goederenvervoer ingrijpend. Waar de tachograafplicht voorheen vooral gold voor vrachtwagens, vallen vanaf vandaag ook veel lichtere bedrijfsvoertuigen onder deze verplichting. Voor ondernemers die met bestelwagens de grens over gaan, kan dit grote gevolgen hebben.
Tachograaf en wat verandert er?
Een tachograaf is een registratiesysteem in een voertuig dat onder meer rijtijden, rusttijden en afgelegde afstanden vastlegt. Het systeem helpt toezichthouders te controleren of chauffeurs en ondernemingen voldoen aan de gelende vervoersregels. Op grond van Europese regelgeving geldt de tachograafplicht vanaf 1 juli 2026 ook voor bedrijfsvoertuigen met een toegestane maximummassa van meer dan 2,5 ton die internationaal goederen vervoeren. Dit betekent dat niet alleen transportbedrijven, maar ook veel andere ondernemingen geraakt kunnen worden. Denk bijvoorbeeld aan installatiebedrijven, technische dienstverleners, leveranciers, onderhoudsbedrijven en andere ondernemingen die regelmatig met een bestelwagen naar klanten in België of Duitsland rijden. Wanneer een voertuig onder de nieuwe regels valt, moet een slimme tachograaf aanwezig zijn en gelden ook de Europese regels over rij- en rusttijden.
Wanneer geldt de tachograafplicht?
In hoofdlijnen is de tachograafplicht vanaf 1 juli 2026 van toepassing wanneer:
- Sprake is van goederenvervoer;
- Het voertuig (of de voertuigcombinatie) een toegestane maximummassa heeft van meer dan 2,5 ton;
- Internationaal vervoer plaatsvindt, bijvoorbeeld tussen Nederland en België; of
- Sprake is van cabotagevervoer, waarbij een onderneming na een internationale rit goederen vervoert binnen een andere EU-lidstaat dan het land waar zij is gevestigd.
- Veel ondernemers realiseren zich niet dat ook een bestelwagen met aanhanger hierdoor boven de relevante gewichtsdrempel kan uitkomen.
Niet iedere ondernemer hoeft een tachograaf te installeren
De regelgeving kent verschillende uitzonderingen en vrijstellingen. In de praktijk zien wij dat vooral de vrijstelling voor eigen vervoer regelmatig relevant kan zijn. Onder omstandigheden kan een onderneming zijn vrijgesteld wanneer:
- Het vervoer plaatsvindt voor eigen rekening, wat betekent dat de onderneming haar eigen goederen, producten, materialen of gereedschappen vervoert in het kader van haar eigen bedrijfsactiviteiten;
- Geen transportdiensten voor derden worden verricht, wat betekent dat de onderneming niet optreedt als vervoerder en niet wordt ingeschakeld om tegen betaling goederen van andere partijen te vervoeren; en
- Het besturen van het voertuig niet de hoofdactiviteit van de bestuurder vormt.
Met name dat laatste criterium leidt regelmatig tot vragen. Het is niet altijd eenvoudig vast te stellen wanneer rijden nog een ondersteunende activiteit is en wanneer dit feitelijk het belangrijkste onderdeel van de bedrijfsactiviteit wordt. Een installateur die voornamelijk werkzaamheden op locatie uitvoert en slechts naar klanten rijdt, bevindt zich doorgaans in een andere positie dan een medewerker die het grootste deel van de werkdag onderweg is.
De bewijslast ligt bij de onderneming
Een belangrijk aandachtspunt is dat vrijstellingen doorgaans niet vooraf kunnen worden aangevraagd of bevestigd door de overheid. De onderneming moet zelf beoordelen of zij onder een vrijstelling valt en moet dit bij een controle ook kunnen onderbouwen. Juist daar ontstaan in de praktijk vaak problemen. Ondernemers hebben regelmatig een goed verdedigbaar standpunt, maar beschikken niet over voldoende documentatie om dit aan te tonen.
Waarom nu actie ondernemen?
Ondernemingen die internationaal actief zijn doen er verstandig aan om tijdig te beoordelen of hun voertuigen onder de nieuwe regelgeving vallen. Daarbij gaat het niet alleen om de vraag of een tachograaf moet worden ingebouwd, maar ook om de vraag of mogelijk een beroep kan worden gedaan op een vrijstelling en hoe die positie bij een controle kan worden onderbouwd. Een verkeerde inschatting kan leiden tot handhavingsrisico’s, terwijl een onderneming mogelijk juist niet onder de tachograafplicht valt.
Vragen over de tachograafplicht?
Heeft uw onderneming bestelwagens tussen 2,5 en 3,5 ton die regelmatig de grens over gaan? Of twijfelt u of een vrijstelling van toepassing is? De beoordeling is vaak sterk afhankelijk van de feitelijke werkzaamheden en de inrichting van de organisatie. Wij helpen regelmatig ondernemingen bij het beoordelen van hun positie, het in kaart brengen van risico’s en het onderbouwen van een beroep op een vrijstelling.
Neem gerust contact op met een van onze specialisten van de sectie Handel, Industrie & Logistiek voor advies over de nieuwe tachograafregels.
