Op 8 maart heeft de Chinese ambassadeur in Nederland de akte van toetreding tot het Apostilleverdrag overhandigd aan het ministerie van Buitenlandse Zaken van Nederland. Hiermee treedt China formeel toe tot het Verdrag tot afschaffing van het vereiste van legalisatie van buitenlandse openbare akten (het Apostilleverdrag). Het Apostilleverdrag zal in de eerste helft van november 2023 in China in werking treden.
De toetreding van China tot het Apostilleverdrag is een groot voordeel voor ondernemers die officiële documenten moeten verzenden voor gebruik in China. Voorheen moest namelijk voor officiële documenten niet alleen een geldige binnenlandse notariële akte of certificaat worden verkregen, maar ook een consulaire certificering. Dit is een certificering bij het ministerie van Buitenlandse Zaken, gevolgd door een consulaire certificering door de Chinese ambassade in eigen land (in de praktijk wordt deze procedure “dubbele certificering” genoemd). Deze procedure duurt enkele weken en kan enkele honderden euro’s kosten.
De betekenis van de inwerkingtreding van het Apostilleverdrag in China
Op 10 maart wees de woordvoerder van het ministerie van Buitenlandse Zaken van China erop dat de toetreding van China tot het Apostilleverdrag de procedures voor het grensoverschrijdend verkeer van openbare documenten sterk zal vereenvoudigen. Ook zal de toetreding de internationale economie, handel verbeteren en het verkeer van personen makkelijker maken. De toetreding van China tot het Apostilleverdrag is een belangrijke stap in de uitbreiding op het gebied van het verkeer van buitenlandse documenten en zal twee belangrijke voordelen opleveren.
Ten eerste worden de tijd en de financiële kosten van het transnationale verkeer van documenten aanzienlijk verminderd. Het wordt gemakkelijker en sneller om documenten zoals gezondheidsverklaringen, rijbewijzen, bewijzen van inschrijving in het bevolkingsregister en diploma’s te verkrijgen die in het buitenland nodig kunnen zijn. Na de toetreding tot het Apostilleverdrag kan de tijd om een officieel document voor gebruik in het buitenland te voltooien worden teruggebracht van ongeveer 20 werkdagen tot enkele werkdagen. De tijd die nodig is om de documenten te verwerken wordt met ongeveer 90% verminderd. Ook worden de kosten aanzienlijk verlaagd. Chinese en buitenlandse ondernemingen zullen ieder jaar rond de 40 miljoen euro aan kosten besparen.
Ten tweede zal het ondernemingsklimaat geoptimaliseerd worden. Na de toetreding tot het Apostilleverdrag zullen buitenlandse ondernemingen die in China willen investeren, of naar China willen exporteren, geen consulaire certificering voor documentatie meer hoeven te krijgen. Dit heeft betrekking op meer dan 70% van de handelsdocumenten die in de Chinese exporthandel worden gebruikt.
Reikwijdte van openbare documenten waarvoor het certificeringsproces kan worden vereenvoudigd
Volgens artikel 1 van het Apostilleverdrag zijn de in het verdrag bedoelde openbare documenten onder meer:
(a) documenten die uitgaan van een autoriteit of een ambtenaar die verbonden is aan de rechtbanken of tribunalen van de staat, met inbegrip van die welke uitgaan van een officier van justitie, een griffier van een rechtbank of een gerechtsdeurwaarder;
(b) administratieve documenten;
(c) notariële akten;
(d) officiële certificaten die zijn aangebracht op documenten die door personen in hun particuliere hoedanigheid zijn ondertekend.
Het Apostilleverdrag sluit de volgende documenten uit:
(a) door diplomatieke of consulaire ambtenaren opgemaakte documenten;
(b) administratieve documenten die rechtstreeks betrekking hebben op handels- of douanetransacties.
Openbare documenten waarvoor de certificeringsprocedure kan worden vereenvoudigd, zijn derhalve onder meer: bedrijfsvergunning, productievergunning, bedrijfsregistratie-informatie, testverslagen van producten, certificaat van merkregistratie, volmacht, belastingcertificaat, certificaat van belastingvrijstelling, formulier voor de registratie van exporteurs; geboortecertificaat, verwantschapscertificaat, paspoort, huwelijksakte, volmacht; certificaat van geen strafblad, academisch certificaat, certificaat van beroepskwalificatie, eigendomscertificaat, medisch certificaat, vonnis, testament, enz.
Een vereenvoudigde procedure voor de authenticatie van openbare documenten
Het Apostilleverdrag bestaat uit twee belangrijke kernelementen:
Het eerste element is de afschaffing van de diplomatieke of consulaire legalisatie. Krachtens artikel 9 van het Apostilleverdrag hoeven de verdragsluitende staten niet langer over te gaan tot diplomatieke of consulaire waarmerking van documenten die krachtens het verdrag zijn vrijgesteld van waarmerking.
Het tweede element is de behandeling van aanvullende certificaten. Artikel 3 van het Apostilleverdrag verduidelijkt dat voor i) het certificeren van de authenticiteit van een handtekening, ii) de identiteit van de ondertekenaar van een document, en iii) de juiste authenticatie van het zegel van het document, alleen een aanvullend certificaat vereist is. Dit aanvullende certificaat moet zijn afgegeven door de bevoegde autoriteit van het land waar het document zelf is afgegeven. Indien het recht van de ontvangende staat, of een overeenkomst tussen de overeenkomst sluitende staten, de bovengenoemde aanvullende verklaring afschaft of vereenvoudigt, of de legalisatie van het document zelf vrijstelt, hoeft de houder van het document geen aanvullend certificaat meer te verkrijgen.
Het bovengenoemde “aanvullende certificaat” is de Haagse certificering (apostille-certificering), die voor de verstrekker verwijst naar het tweede niveau van certificering. Dit kan worden afgegeven door een ministerie van Buitenlandse Zaken, een rechterlijke instantie, de staatsregering of andere overheidsinstanties van de aangesloten staten bij het Apostilleverdrag. Dit kan per lid verschillen en staten hebben ieder verschillende afdelingen die een Haagse certificering afgeven; China zal in de nabije toekomst ook dergelijke afdelingen aankondigen.
De Haagse certificering is een veel eenvoudiger proces dan de vroegere consulaire certificering. In Nederland kan een apostille namelijk verkregen worden bij de rechtbank. Voor sommige documenten geldt dat eerst een legalisatie door een overheidsorgaan moet worden afgegeven alvorens een apostille kan worden verkregen (diploma’s, medicijnverklaringen en documenten van de Belastingdienst). Na het verkrijgen van de apostille kan het betreffende document gebruikt worden in alle landen die aangesloten zijn bij het Apostilleverdrag.
Samengevat bestaat de vereenvoudigde certificeringsprocedure uit twee delen: ten eerste het verkrijgen van een geldige binnenlandse akte of verklaring en ten tweede het verkrijgen van de Haagse certificering van de bevoegde autoriteiten.
Meer informatie
Voor meer informatie over het versturen van documenten naar China kunt u contact opnemen met onze China Practice:
