De gemeente Rotterdam heeft een aanbesteding uitgeschreven om voor de komende jaren wederom externe advocaat- en notarisdiensten in te huren. De aanbestedingsvoorwaarden zijn echter zo ingericht dat de grootste advocaten- en notarissenkantoren de meeste kans hebben op gunning.
De gemeente Rotterdam wenst namelijk een contract aan te gaan met één kantoor, dat op alle rechtsgebieden de benodigde expertise kan leveren. Nou is de mogelijkheid opengesteld om in te mogen schrijven met een combinatie van een aantal kantoren om zo samen aan drie gestelde eisen te voldoen. Als middelgroot Rotterdams kantoor met 50 advocaten hebben wij die mogelijkheid onderzocht. Het is niet onmogelijk, maar de moeite die we ons daarvoor zouden moeten getroosten, weegt niet op tegen de geringe kans die we dan nog steeds maar hebben volgens de gestelde selectiecriteria.
Kwaliteit van de capaciteit
Het begint al bij het eerste criterium “kwaliteit van de capaciteit en breedte van de expertise” waaruit volgt dat het niet genoeg is om een bepaald (minimum)aantal experts in dienst te hebben. De gunningscriteria zijn zo ingericht dat meer advocaten tot een hogere score leiden. De gemeente bevestigt in de nota van inlichtingen het credo “meer is beter” en dat is bij uitstek de kracht van de grote kantoren. Zelfs voor een gemeente met een omvang als Rotterdam is dat mijns inziens een onnodig zware eis. Er is echt wel een optimum aan het aantal advocaten dat op ieder moment op afroep beschikbaar zou moeten zijn. Als wij bijvoorbeeld al een Rotterdamse kantorencombinatie in het leven zouden willen roepen, met hoeveel kantoren zouden we dan moeten samenwerken om tot een maximale score te kunnen komen? Zo heeft het huidige externe advocatenkantoor naar eigen zeggen bijna 300 professionals in dienst. Dit terwijl de verwachte omzet volgens de gemeente zo’n EUR twee miljoen op jaarbasis is, hetgeen bij een relatief laag uurtarief van €200 neerkomt op werk voor 8 fte advocaten. Dat kunnen wij er met zijn vijftigen echt wel bij hebben.
Waar het in deze aanbesteding voor ons ook wringt, is het derde criterium “kennismanagement”. De hands-on mentaliteit die zo kenmerkend is voor ons kantoor wordt in deze aanbesteding niet met punten gewaardeerd. Vereist is namelijk een opgave van de academische prestaties, waaronder publicaties in gerenommeerde vakbladen, aantal professoren en docentschappen. Ook dit is bij uitstek de kracht van de grote kantoren. Uiteraard nemen wij de wetenschappelijke aspecten van ons werk serieus, maar dat is over het algemeen niet in de aard en omvang van de big firms. Bovendien wordt een groot deel van ons werk er niet per definitie beter op omdat er meer professoren verbonden zijn aan kantoor.
PPS Hart van Zuid
Een van de voorbeeldprojecten die de gemeente noemt in de leidraad, wordt notabene door mijn kantoor gedaan en ik weet van andere Rotterdamse middelgrote of nichekantoren die grootschalige en gevoelige opdrachten voor de gemeente tot een uitstekend einde hebben gebracht. Zo waren wij bij de PPS Hart van Zuid namens een van de private partijen betrokken. We hebben naar volle tevredenheid van alle partijen samen met een van die nichekantoren die namens de gemeente optrad en de juristen van de betrokken aannemer een deel van de contracten opgesteld. Ten behoeve van het derde criterium “Relevantie van de referentie” hebben we dan ook 10 passende referenties beschikbaar van dossiers waarin we naar volle tevredenheid van onze overheidsopdrachtgevers hebben opgetreden.
Er zijn vele al dan niet Rotterdamse middelgrote of nichekantoren die per afzonderlijk rechtsgebied serieuze kandidaten hadden kunnen zijn. De aanbestedingswet schrijft zelfs voor om grotere opdrachten in kleinere percelen aan te besteden om zo het mkb ook alle kansen te bieden. Alhoewel de gemeente 10 rechtsgebieden identificeert, kiest zij er voor om dit toch niet als 10 afzonderlijke percelen aan te besteden. De gemeente Rotterdam vreest namelijk uitvoeringsproblemen, bijvoorbeeld ingeval van kwesties waarin meerdere rechtsgebieden spelen. Mijns inziens is dat vrij gemakkelijk praktisch op te lossen, alleen al omdat de gemeente zelf bepaalt aan wie een opdracht wordt gegund. Een keuze voor meerdere kantoren had de gemeente alle vrijheid gegeven om per geval de juiste advocaat in te schakelen. Die keuze laat de gemeente nu aan dat ene kantoor of die ene combinatie van kantoren, hetgeen niet per definitie garant staat voor het beste resultaat.
Meer kansen voor de advocatuur
Dit neemt niet weg dat alle grote kantoren stuk voor stuk meer dan geschikt zijn als de nieuwe advocaat voor Rotterdam en wellicht wordt het zelfs toch nog een kantorencombinatie. Mijn punt is dat er mogelijk meer in had gezeten. Meer kansen voor de (Rotterdamse) advocatuur, meer (financiële) concurrentie en meer kansen op een echte win/win voor de stad. Ik zou onmiddellijk inschrijven op enkele percelen afzonderlijk als die kans er was geweest of zelfs een Rotterdamse kantorencombinatie gaan samenstellen als ik ook maar enigszins de hoop had op een reële kans op gunning. De leidraad en de nota’s van inlichtingen doen helaas het tegendeel vermoeden en dan heb ik geen andere keuze dan mijn tijd eraan te besteden om mijn huidige (overheids)klanten verder vooruit te helpen. Zoals iedereen die wel eens met dit bijltje heeft gehakt weet, vreten aanbestedingen kostbare tijd. Ik laat dan ook met pijn in mijn hart de aanmelding op 7 december a.s. aan mij voorbijgaan en wens de gemeente en de andere advocatenkantoren uiteraard een succesvolle aanbesteding.
