Als je zaken doet in het buitenland is het belangrijk om af te spreken wat er gebeurt als er iets misgaat in de samenwerking of als er schade ontstaat. In welk land en hoe en door wie moet dat dan worden opgelost? Er zijn verschillende manieren van geschillenbeslechting (“dispute resolution”). Partijen kunnen zelf de touwtjes in handen houden als zij over het ontstane probleem onderhandelen (“negotiation”), al dan niet onder begeleiding van een professionele mediator (“mediation”).
Als partijen er zelf niet uitkomen, of als er een (snelle) bindende uitspraak nodig is, zijn er twee mogelijkheden: naar de bevoegde rechter (“litigation”) of arbitrage (“arbitration”). In internationale commerciële zaken wordt steeds vaker gekozen voor arbitrage. Reden om deze manier van geschillenbeslechting in het internationale speelveld eens onder de loep te nemen.
(Eigen)aardigheden van arbitrage
Arbitrage heeft een aantal niet te miskennen voordelen ten opzichte van ‘gewone’ rechtspraak. Partijen kiezen voor arbitrage als ze niet naar de gewone rechter willen, bijvoorbeeld omdat ze dan naar de rechtbank zouden moeten in het land van hun zakenpartner en ze dat gevoelsmatig als nadeel zien. Bij commerciële arbitrage wordt de zaak niet beoordeeld door een nationale rechter, maar door één of drie arbiters die door de partijen zelf zijn aangewezen (het scheidsgerecht of “arbitral tribunal”). Partijen kunnen zelf bepalen waar de plaats van de arbitrage is, en het is zelfs mogelijk om gaandeweg de procedure te kiezen dat een zitting op een andere plek zal plaatsvinden, in verband met verschillende geografische locaties van partijen, arbiters en experts. Bij arbitrage is er kortom meer flexibiliteit in het proces dan bij een rechtbank. Arbitrage is een vertrouwelijk proces, in tegenstelling tot een procedure bij de rechtbank die doorgaans openbaar is. De arbiters zijn gehouden tot discretie, de betrokken partijen worden achter gesloten deuren gehoord en de arbitrale uitspraak kan alleen met toestemming van de partijen publiek worden gemaakt. Als arbiters kunnen ervaren personen worden gekozen met specialistische kennis van een bepaalde branche of vakgebied. Partijen kunnen de arbiters zelf selecteren bijvoorbeeld op hun expertise, kwalificaties of (neutrale) nationaliteit.
Internationale arbitrage instituten
Om zeker te zijn van een duidelijke arbitrageprocedure met enige ‘spelregels’, verdient het aanbeveling om te arbitreren bij een arbitrage instituut. Deze instituten werken met ‘Arbitration Rules’, die heldere richtlijnen bieden voor het verloop van het hele proces van aanhangig maken tot de definitieve arbitrage uitspraak. Het instituut kan ook assisteren bij de benoeming van geschikte arbiters. Van oudsher vindt men de grootste arbitrage instituten in Europa, te weten de London International Court of Arbitration (LCIA) en de International Chamber of Commerce (ICC) in Parijs. New York heeft het International Centre for Dispute Resolution (ICDR). In Afrika timmert the Organization for Harmonization of Business Law in Arica (OHADA) aan de weg. In Azië zijn voor internationale commerciële arbitrage de meest bekende instituten gevestigd in Singapore (Singapore International Arbitration Centre, SIAC), Hong Kong (HKIAC) en in China (International Economic and Trade Arbitration Commission, CIETAC). Ook het Kuala Lumpur Regional Centre for Arbitration (KLRCA) krijgt als rijzende ster een steeds prominentere rol.
Geen hoger beroep en internationale afdwingbaarheid van de uitspraak
Een belangrijk aspect van arbitrage is dat het scheidsgerecht een bindende uitspraak doet, waartegen in beginsel geen hoger beroep openstaat. Dat moet voorkomen dat partijen jarenlang bij verschillende instanties procederen. Van groot belang is ook de tenuitvoerlegging. Als de winnende partij het in de uitspraak aan hem toegewezen geldbedrag moet ‘ophalen’ in een ander land, dan kan dit bij een arbitrage uitspraak eenvoudiger zijn dan als het gaat om een vonnis van een nationale rechter. Dat komt door het Verdrag van New York uit 1958, waarbij de meeste landen ter wereld partij zijn en dat voorschrijft dat een arbitrage uitspraak na een beperkte toetsing door de verdragslanden moet worden uitgevoerd. Bij een vonnis van een buitenlandse rechtbank ligt dat lastiger, tenzij er een specifiek verdrag is tussen de betrokken landen voor de erkenning van elkaars vonnissen. Zo is tenuitvoerlegging van een vonnis van de Maleisische rechtbank in Nederland ingewikkelder dan de tenuitvoerlegging van een arbitrage uitspraak die is gedaan onder de regels van het KLRCA.
Snelle procedure?Als de partijen zelf meewerken kan arbitrage sneller zijn dan een normale gerechtelijke procedure. Verschillende arbitrage instituten hebben hiervoor ook regels opgesteld. Zo heeft het KLRCA de Fast Track Arbitration Rules, volgens welke vanaf de dag van aanvang van de arbitrage er binnen 160 dagen een finale arbitrage uitspraak volgt. In Singapore en Hong Kong bestaan de “Expedited Procedures”, die binnen 6 maanden afgerond moet zijn. De procedure kan volledig schriftelijk plaatsvinden (dus zonder zitting) met een enkele arbiter. In zaken met een beperkt financieel belang kan dat een uitkomst zijn.
Kosten
De kosten van arbitrage kunnen sneller oplopen dan de kosten van een gerechtelijke procedure, omdat de honoraria en overige kosten van de arbiters doorgaans hoger liggen dan de griffierechten die moeten worden betaald bij rechtbankprocedures. Partijen moeten ook betalen voor de administratiekosten van het arbitrage instituut (dat tevens de functie van griffie vervult) en eventueel voor huur van zittingsruimte. De verschillende arbitrage instituten bepalen hun eigen tariefstructuur, waarbij onder andere het KLRCA alhier een zeer concurrerende positie inneemt, met een stuk lagere tarieven dan worden geheven in Singapore en Hong Kong.
Arbitrageclausule
Arbitrage is alleen mogelijk als partijen dat van tevoren zijn overeengekomen door een arbitrageclausule in hun contract. Zorg ervoor dat de arbitrageclausule in het contract beschrijft over welke onderwerpen partijen zullen arbitreren (bijvoorbeeld: “all disputes arising out of or in connection with this contract”), welk nationaal recht van toepassing is op de overeenkomst en op de arbitrageprocedure, in welke plaats of bij welk arbitrage instituut de arbitrage zal plaatsvinden, hoeveel arbiters er zullen zijn en bepaal de taal van de arbitrage. Als dat allemaal netjes in het contract staat, dan zal in geval van ‘mot’ en haperende business, in elk geval de arbitrageprocedure een vliegende start hebben!
Het Kuala Lumpur Regional Centre for Arbitration is gevestigd in het monumentale pand Bangunan Sulaiman in het oude centrum van Kuala Lumpur
