Handelt u veel met partijen die gevestigd zijn buiten de Europese Unie? Of wenst u dat experts op een bepaald vakgebied oordelen over uw geschil? Dan is arbitrage wellicht iets voor u. Voor meer informatie over wat arbitrage precies inhoudt en de voordelen daarvan, verwijzen wij u graag naar ons kennisbank-artikel over dit onderwerp. In deze blog zetten we voor u uiteen hoe u kunt kiezen voor arbitrage als geschillenbeslechtingsmechanisme.
Arbitrage heeft een vrijwillig karakter. Dat betekent dat een geschil alleen middels arbitrage kan worden opgelost als partijen dit vooraf zo overeengekomen zijn. Mocht u arbitrage aldus overwegen als (standaard) procedure om geschillen op te lossen, dan dient u dit expliciet met uw wederpartij af te spreken.
Op welk moment spreekt u arbitrage af?
Het verdient de voorkeur om voorafgaand aan de samenwerking met een bepaalde partij – als er dus nog geen conflict is – al duidelijk afspraken te maken over hoe partijen om zullen gaan met een zakelijk geschil. Op het moment dat de verhoudingen tussen partijen nog goed zijn, kunnen hier duidelijke afspraken over gemaakt worden. In de praktijk komt het er vaak op neer dat een arbitrageclausule wordt voorgesteld aan de wederpartij als onderdeel van de contractonderhandelingen, of dat een arbitrageclausule staat opgenomen in de standaard algemene voorwaarden van een partij (let wel: u kunt de arbitrageclausule enkel in algemene voorwaarden opnemen indien u niet met consumenten handelt).
Mocht er toch al een conflict ontstaan zijn zonder dat er vooraf iets geregeld is, dan is het nog steeds mogelijk om arbitrage overeen te komen. Er kan dan een ‘ad hoc’ arbitrageovereenkomst gesloten worden. Partijen spreken dan schriftelijk af dat ze hun geschil willen beslechten door middel van arbitrage. Deze ad hoc arbitrageovereenkomst kan los van de overige commerciële afspraken die wellicht al op papier staan overeengekomen worden: het wordt gezien als een geheel aparte overeenkomst. Opnieuw is de instemming van beide partijen vereist – een partij kan niet eenzijdig besluiten dat het geschil middels arbitrage wordt opgelost.
Hoe spreek ik arbitrage af?
Het is belangrijk dat de arbitrageclausule schriftelijk wordt overeengekomen. Dat betekent dat de clausule op schrift staat, én dat blijkt van de instemming van de wederpartij met deze clausule. Is de arbitrageclausule opgenomen in een commercieel contract dat door allebei de partijen is ondertekend? Dan is de arbitrageclausule geldig overeengekomen.
Mocht de arbitrageclausule echter opgenomen zijn in uw algemene voorwaarden, dan zullen deze voorwaarden veelal niet ondertekend worden. U zult dan toch de instemming met deze algemene voorwaarden moeten aantonen voordat er sprake kan zijn van een geldige arbitrageovereenkomst. Als u uw algemene voorwaarden correct van toepassing heeft verklaard op de relatie met uw wederpartij, is van een dergelijke instemming eveneens sprake.
Wat spreek ik af in de arbitrageclausule?
In een arbitrageclausule kunt u een mogelijke arbitrage al vrij uitgebreid vormgeven. Zo is het mogelijk af te spreken bij welk arbitrage instituut u de arbitrage wilt voeren, hoeveel arbiters u wenst dat er naar de zaak gaan kijken (één of drie), in welke taal de arbitrage gevoerd zal worden, welk recht toegepast dient te worden en welke zetel (stad) u kiest voor de arbitrage.
Mocht u per geval willen bepalen of u een arbitrage wenst op te starten en de route naar de ‘normale rechtbank’ ook als optie willen behouden, dan is het ook mogelijk dit in een contract op te nemen.
Kortom: mocht u een arbitrage willen starten, dan dient er een schriftelijke arbitrageclausule overeengekomen te zijn met uw wederpartij. Mocht u willen weten of arbitrage voor u wellicht interessant kan zijn, of er een geldige arbitrage-overeenkomst is gesloten met uw wederpartij, of wenst u advies over het opstellen van een arbitrage-clausule? Dan kunt u contact opnemen met onze specialist Céline Goedhart.
