Het aanbestedingsrecht is gebaseerd op Europese regelgeving. De bedoeling is dat overheden aan alle bedrijven dezelfde kansen bieden om een opdracht binnen te halen. Om dat in goede banen te leiden zijn aanbestedingsprocedures gebonden aan vele regels. Zowel de betreffende overheidsdienst als de inschrijvers moeten aan al deze regels voldoen. Als de aanbestedingsprocedure om welke reden dan ook niet goed is verlopen, kan via een kort geding aan de rechter worden gevraagd om in te grijpen. Wij nemen u graag mee in enkele praktische ins en outs van aanbestedingen.
Aanbestedingen draaien om het in goede banen leiden van inkoopprocedures door de overheid. Het zorgt er tevens voor dat de overheid integer inkoopt tegen de beste prijs of bijvoorbeeld de beste prijs-kwaliteitverhouding. Om het aanbestedingsproces zo eerlijk mogelijk te laten verlopen is het aanbestedingsrecht in het leven geroepen.
De (overheids)instanties waarop het aanbestedingsrecht zich richt worden aanbestedende diensten genoemd. Naast de Rijksoverheid zijn dit de gemeenten, provincies en waterschappen. Ook zogeheten publiekrechtelijke instellingen kunnen aanbestedingsplichtig zijn. Denk aan de meeste onderwijsinstellingen, academische ziekenhuizen en speciale-sectorbedrijven, zoals Schiphol en ProRail.
Het aanbestedingsrecht maakt onderscheid tussen drie soorten opdrachten, te weten werken, leveringen of diensten.
Er bestaan verschillende soorten procedures die gevolgd mogen worden. In de praktijk komen deze erop neer dat de aanbestedende dienst kenbaar moet maken dat zij een opdracht in de markt zet. Geïnteresseerde partijen kunnen dan inschrijven. Tevens wordt de mogelijkheid geboden om vooraf nadere vragen te stellen. De antwoorden worden gebundeld in een (of meer) nota van inlichtingen. Op deze wijze worden onnodige fouten voorkomen. Dit is mede van belang omdat een eenmaal gegunde opdracht in de uitvoeringsfase niet meer wezenlijk gewijzigd mag worden.
Na de sluitingsdatum worden zowel de inschrijvingen als de inschrijvers beoordeeld. Het is immers van belang of de inschrijver in kwestie in staat is om de opdracht uit te voeren en of wordt voldaan aan de eisen die aan een inschrijver worden gesteld. Vervolgens wordt van alle geschikte inschrijvingen de rangorde bepaald. Dat gebeurt aan de hand van de aangeboden prijs, veelal in combinatie met de aangeboden kwaliteit. Een inschrijver kan bijvoorbeeld worden gevraagd om een plan van aanpak op te stellen. Daarmee kan zij laten zien hoe zij de opdracht zou uitvoeren en daarmee kan zij (bonus)punten verdienen.
De partij die als winnaar uit de bus komt, krijgt bericht van de opdrachtgever dat deze van plan is de opdracht aan haar te gunnen. Soms wordt met de nummer 2 een wachtkamerovereenkomst gesloten, voor het geval de winnende inschrijver alsnog zou uitvallen. De afgewezen inschrijvers krijgen een gemotiveerd bericht van afwijzing. Daarin worden de relevante redenen van de beslissing en de kenmerken en relatieve voordelen van de winnende inschrijving toegelicht.
Op deze wijze kunnen de afgewezen inschrijvers zich een zo goed mogelijk beeld vormen van de wijze waarop een en ander is gelopen en of het zin heeft een procedure aanhangig te maken. Daartoe wordt over het algemeen een termijn gesteld van 20 kalenderdagen. Binnen deze termijn kan een afgewezen een inschrijver naar de rechter in kort geding stappen. Afhankelijk van de uitspraak kan de aanbestedende dienst overgaan tot het definitief gunnen of zij moet bijvoorbeeld overgaan tot herbeoordeling van de inschrijvingen. Als er geen procedure volgt, kan de aanbestedende dienst sowieso overgaan tot definitieve gunning.
Let wel, de aanbestedende dienst is niet verplicht tot gunning over te gaan. Desgewenst kan zij op ieder moment alsnog afzien van opdrachtverstrekking. De enige sanctie die daarop staat is dat zij vervolgens diezelfde opdracht niet nogmaals ongewijzigd in de markt mag zetten. Door de vele regels en korte termijnen die opgevolgd moeten worden, is het van belang goed beslagen ten ijs te komen en telkens tijdig in actie te komen. Vaak worden beide partijen bijgestaan door gespecialiseerde aanbestedingsadvocaten. Dit is zeker het geval als het op een de kortgedingprocedure aan komt.
De complexe wet- en regelgeving bij aanbestedingen vraagt om kennis én ervaring. Het is dan ook raadzaam om tijdig een aanbestedingsadvocaat aan te laten haken, zodat u van meet af aan kan worden voorzien van juridisch advies. Zij kunnen u onder andere helpen met het volgende:
Door de verschillende soorten aan te besteden opdrachten, leveringen, werken en/of diensten, zijn de juridische vraagstukken ook legio. Zo kunnen de aanbestedingsadvocaten van Kneppelhout u bijvoorbeeld bijstaan bij:
Hoe wordt de objectiviteit bij de beoordeling van de inschrijvingen gewaarborgd?
“De aanbestedende dienst schetst van tevoren de context en richtlijnen rond de opdracht, de wijze van beoordeling en de te sluiten (concept)contracten. De inschrijvers moeten vooraf weten wat van ze verwacht wordt. Vaak kijkt een gespecialiseerd beoordelingsteam naar een plan van aanpak of ontwerp. De scores worden gemotiveerd. Er wordt dus alles gedaan om het hele proces van de aanbesteding zo transparant en objectief mogelijk te laten verlopen.”
Kun je een voorbeeld uit de praktijk noemen?
“Onlangs hebben we tijdens kortgedingprocedure over een aanbesteding een gemeente bijgestaan. Deze gemeente had een opdracht in de markt gezet voor het verbeteren van de wegen. De partij die op de tweede plek was geëindigd, was het niet eens met de beoordeling. We hebben de gemeente in de rechtszaal vertegenwoordigd en aangetoond dat de aanbestedingsprocedure juist is doorlopen. Hierdoor heeft onze klant de zaak gewonnen. De opdracht is uitgevoerd door de partij die als eerste in de rangorde van de gemeente was geëindigd.”
Wat typeert een samenwerking met Kneppelhout?
“Snel handelen. Als aanbestedingsadvocaat is geen dag hetzelfde. Zeker bij aanbestedingen is het belangrijk dat we altijd ad hoc kunnen reageren. De termijnen zijn immers kort. Doordat er vrijwel altijd sprake is van een kortgedingprocedure, duren de meeste zaken in het aanbestedingsrecht maximaal 2 maanden. Termijnen om een procedure aanhangig te maken zijn nog veel korter. Snel in actie komen is binnen het aanbestedingsrecht dus cruciaal en dat snappen wij maar al te goed.”
Vastgoedrecht en Omgevingsrecht advocaten die net zo goed vanuit de business denken als vanuit het wetboek. Dat is ons handelsmerk. Niet simpelweg de regels opsommen, maar het recht toepassen in de context van uw onderneming of organisatie. Zodat we samen (internationale) juridische problemen kunnen voorkomen én oplossen.
Onze aanpak is multidisciplinair: het team wordt afgestemd op uw vraagstuk. Ook wanneer dit specifieke kennis van aanpalende rechtsgebieden vereist, zoals verzekeringsrecht, algemeen bestuursrecht (binnen overheid en instellingen), arbeidsrecht, intellectueel eigendom of ondernemingsrecht vereist. Dat is het voordeel van een full-service kantoor: we zijn zo klein als kan en zo groot als nodig is.
Lees meer over onsWilt u meer informatie over vraagstukken over het aanbestedingsrecht? Neem dan contact op met Ingomar Souren, partner en advocaat civiel vastgoedrecht en specialist in aanbestedingen.
“Doordat er vrijwel altijd sprake is van een kortgedingprocedure, duren de meeste zaken in het aanbestedingsrecht maximaal 2 maanden. Snel in actie komen is binnen het aanbestedingsrecht dus cruciaal en dat snappen wij maar al te goed.”
Ingomar Souren
Partner, Advocaat, Bestuur
Mobiel +31 (0)6 132 110 28
E-mail in@kneppelhout.nl
